Hier lernst du, Emailtexte zu hinterlegen und diese mit Platzhaltern für personalisierte Nachrichten zu versetzen.
Butlerapp bietet dir die Möglichkeit, zahlreiche Nachrichtenvorlagen zu hinterlegen, um deine Arbeitsprozesse optimal abzubilden. Beim Erstellen von Angeboten kannst du z. B. festlegen, welche Nachricht nach einer Buchung automatisch an alle Teilnehmer versendet wird. Wie du diese Nachrichten selbst anlegst, erfährst du hier.
- Nachrichtenvorlagen öffnen
Klicke im linken Seitenmenü auf das Zahnrad.
Scrolle nach oben, bis du den Bereich "Nachrichtenvorlagen" siehst, und wähle ihn aus.
In diesem Bereich findest du bereits vorbereitete Standardvorlagen wie:
"Allgemeine Buchungsbestätigung"
"Rechnung"
"Bald geht’s los!"
"Zahlungserinnerung" etc.
2. Zum Erstellen einer neuen Nachrichtenvorlage klicke oben rechts auf "+ Nachrichtenvorlage". Zum Bearbeiten einer bestehenden Vorlage klicke sie einfach an.
3. In der Nachrichtenvorlage stehen dir zwei Tabs zur Verfügung, über die du alle Einstellungen vornehmen kannst:
4. Trage in beiden Tabs alle relevanten Informationen ein und speichere die Vorlage. Nachdem du gespeichert hast, klicke oben auf "Vorschau", um zu überprüfen, ob die Nachricht korrekt dargestellt wird und alle Platzhalter richtig funktionieren.
✅ Fertig!
Erläuterungen zu den Tabs der Nachrichtenvorlage
1. Tab "Nachrichten"
Hier bearbeitest du den eigentlichen Inhalt der Nachricht. Dieser Tab besteht aus folgenden Bereichen:
1.1 Versenden mit – Auswahl zwischen E‑Mail oder SMS (SMS-kostenpflichtige Leistung).
1.2 Betreff – Titel der Nachricht
1.3 Nachricht – Textinhalt inkl. Platzhalter
1.4 Dokumente – Dokumente und Anhänge, die mitgesendet werden sollen.
Wähle das entsprechende Dokument aus der Dropdown-Liste aus, welches zusammen mit dieser Nachrichtenvorlage verschickt werden soll.
❗️Hinweis: In der Dropdown-Liste erscheinen die Dokumente, die du in das System bei den jeweiligen Bereichen hochgeladen hast.
Schau dir dazu gerne die folgenden Artikel an:
Unterschied Dokumentenvorlagen und Dateianhänge,
Dokumentenvorlagen und Dateianhänge versenden
Tipps für den Bereich "Nachricht"
💡Tipp 1: Hier hast du die Möglichkeit, Platzhalter zu verwenden. Die folgende Liste zeigt dir die am häufigsten verwendeten Platzhalter für deine Vorlagen.
Allgemeine Platzhalter
| {quantity} | Gebuchte Menge |
|---|---|
| {person.anrede} | Frau/Herr/Divers |
| {person.vorname} {teilnehmer.vorname} | Vorname |
| {person.name} {teilnehmer.nachname} | Vorname + Nachname + (Titel, wenn eingegeben) Nachname |
| {kurs.formattitel} {kurs.titel} | Kategorie und Kursbezeichnung z. B.: “Anfängerkurs Deutsch A1 17:00 – 18:00 07.09.2026 – 05.10.2026” “Anfängerkurs Deutsch A1 07.09.2026 – 05.10.2026 17:00 – 18:00” |
| {kurs.kuerzel} | Kürzel der Veranstaltung |
| {kurs.trainerliste} {~~kurs.trainerliste} | Trainer, Komma separiert |
| {firmenemail} | E-Mail der Firma |
| {firmentelefon} | Telefon der Firma |
| {~~emailfooter} | E-Mail-Footer |
Beschreibungs‑Platzhalter
| {~~kurs.beschreibung} | Beschreibung auf der Internetseite |
|---|---|
| {~~kurs.beschreibung2} | „Sonstige Beschreibung“ |
| {~~kurs.beschreibung3} | „Sonstige Beschreibung 2“ |
| {~~kurs.beschreibung4} | „Sonstige Beschreibung 3“ |
| {~~kurs.beschreibung5} | „Sonstige Beschreibung 4“ |
| {kurs.notiz} | Feld „Notizen (nur für Mitarbeiter sichtbar)“ |
Zeitliche Platzhalter
| {kurs.kursanfang} | Startdatum des Kurses |
|---|---|
| {kurs.kursende} | Enddatum des Kurses |
| {kurs.kursanfanguhrzeit} | Startuhrzeit des Kurses |
| {kurs.kursendeuhrzeit} | Enduhrzeit des Kurses |
| {kurs.jahreskuerzel}.{kurs.monatskuerzel}.{kurs.tageskuerzel} {kurs.wochentagetitel} | Jahreskürzel.Monatskürzel.Tageskürzel, Wochentag z. B.: 26.09.07, Montag |
| {~~kurs.terminliste} | Termine aus Veranstaltungen in Nachrichtenvorlagen |
Standort‑Platzhalter
| {kurs.ort.titel} {kurs.ort.stadt} | Name aus Adressen Stadt aus Adressen |
|---|---|
| {kurs.ort.name} | Kürzel der Adressen |
| {kurs.ort.strasse} | Straße aus Adressen |
| {kurs.ort.plz} | PLZ aus Adressen |
| {kurs.ort.empfaenger} | Empfänger aus Adressen z. B.: Test GmbH |
| {kurs.ort.description} | Beschreibung aus Adressen |
Rechnungsdaten‑Platzhalter
| {derpreis.name} {preis} | Name des Preises in E-Mail-Texten Veranstaltungskategorie + Betrag (bei einem Preis) Preisname + Betrag (bei mehreren Preisen) |
|---|---|
| {rechnung.titel} | Rechnungsnummer z. B.: “Rechnung Nr. 2026003” |
| {rechnung.rechnungsdatum} | Datum der Rechnung |
💡Tipp 2: Du kannst die Farbe der Textnachricht ändern, indem du einen Textteil markierst und auf das entsprechende Symbol auf dem erschienenen Werkzeug-Tool klickst.
2. Tab "Versandoptionen"
Hier legst du fest, wie und unter welchen Bedingungen die Nachricht verschickt wird:
2.1 E-Mail-Kopie an – Hier kannst du die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters auswählen, an den/die eine Kopie dieser Nachricht nach einem automatischen oder manuellen Versand mitverschickt werden soll.
2.2 Für Bereich – Wähle aus der Dropdown-Liste den Bereich aus, für welchen diese Vorlage gelten soll:
z. B.: "Buchungen", "Kunden" oder "Rechnungen".
2.3 Name – interner Name der Vorlage (das Kürzel)
2.4 Nur vormerken – wenn angeklickt, wird der Versand vorgemerkt. Dein Teilnehmer bekommt diese Nachricht nicht.
💡Tipp: Diese Option ist nützlich, wenn du den Versand erst testen möchtest, um sicherzustellen, dass die Textnachricht stimmt, alle Anhänge passen und die Platzhalter korrekt übernommen wurden.
2.5 Nach Versand taggen mit – Hier kannst du bestimmen, mit welchem Tag die verschickten Nachrichten nach dem Versand versehen werden. Lege den passenden Tag im Bereich "Tags" an.
2.6 Nachrichtenvorlage verstecken – Wenn du das ankreuzt, wird die Vorlage z. B. beim Versenden der Nachricht bzw. zur Vorschau nicht angezeigt.
Block Sonstiges
Erstellt: Datum, an dem die Nachrichtenvorlage erstellt wurde.
Geändert: Datum, an dem die Nachrichtenvorlage zuletzt geändert wurde.
💡Tipp: Wenn du mehrere Vorlagen erstellen möchtest, kannst du die bestehenden mit einem Klick kopieren und anschließend bearbeiten. Somit sparst du dir viel Zeit.
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