⚡️NEU! Mehr Trigger für den automatisierten Nachrichtenversand einstellen

Butlerapp Team | 10 October 2023

💁‍♀️ Du benötigst mehr Trigger für den automatisierten Nachrichtenversand? Das neue Update macht das möglich, so sparst du mehr Zeit und Ressourcen für andere wichtige Aufgaben.

Standardmäßig werden folgende Nachrichten vom System automatisch versendet:

Allgemeine Buchungsbestätigung nach einer internen bzw. externen (über die Webseite) Einbuchung in eine Veranstaltung
Rechnung nach dem Buchen einer kostenpflichtigen Veranstaltung
Zahlungsbestätigung nach Eingang einer Zahlung
„Wichtig wir benötigen Ihr Einverständnis” bei einer internen Einbuchung von neuen Kunden
Stornierung beim Stornieren der Buchung über den Link in der Buchungsbestätigung, falls ermöglicht.

Mit dem neuen Update bekommst du die Möglichkeit, die Anzahl von automatisch versendbaren Nachrichten mit Hilfe von diversen Triggern bzw. Ereignissen zu erweitern.

❗️Wenn kein automatischer Versand von bestehenden Triggern erwünscht ist, kannst du beim zutreffenden Trigger die Option „Kein Versand” auswählen.

Unten findest du die Liste mit neuen Ereignissen, für die ein automatisierter Nachrichtenversand konfiguriert werden kann:

Nr.	Ereignis	Versand-Auslöser	Zielgruppe	Wann soll versendet werden	Anmerkung
1	Neuer Kunde (ohne Einverständniserklärung) bei interner Einbuchung	interne Einbuchung eines neuen Kunden	Alle Kunden	NUR Sofort	Möglichkeit neben der Standard-Nachricht: „WICHTIG wir benötigen Ihr Einverständnis“ noch eine zusätzlich konfigurierte Nachricht zu versenden
2	Neuer Kunde (Einverständnisserklärung vorhanden) bei der Buchung auf der Webseite	Die Buchung, die über die Webseite durch einen neuen Kunden erfolgt	Alle Kunden	NUR Sofort	Der Kunde hat selbst auf der Webseite gebucht und den Einverständniserklärungen zugestimmt. Eine zusätzliche Nachricht kann für diesen Kunden noch konfiguriert werden (z.B. Begrüßung, Info für neue Kunden)
3.	Geburtstag	Der im Kundenprofil angegebene Geburtstag	Alle Kunden	1.Sofort 2.Tage vor Anfang	Der Kunde bekommt an seinem Geburtstag eine Nachricht ❗️Wenn der Kunde am Tage seines Geburtstages angelegt wird, wird die Email an diesen Kunden erst nächstes Jahr automatisch versendet. ❗️Die Nachricht wird immer um 09:30 Uhr gesendet
4.	Nachricht versendet	Versand einer bestimmten Nachrichtenvorlage löst den Versand einer anderen Vorlage aus.	Alle	1. Sofort 2. Tage nach Ende 3. Stunden nach Ende	Wenn “Nachricht 1” verschickt wird, wird “Nachricht 2” versendet, wie konfiguriert
5.	Nachricht geöffnet	Die Öffnung einer bestimmten Nachricht im Postfach des Kunden löst den Versand einer bestimmten Nachrichtenvorlage aus.	Alle	1. Sofort 2. Tage nach Ende 3. Stunden nach Ende	❗️Nur für Kunden, die den Butlerapp-Server zum Versand nutzen
6	Neue Buchung (standardmäßig)	Eine getätigte Buchung intern oder extern über die Webseite	Alle Kunden (Teilnehmer)	NUR Sofort	“Allgemeine Buchungsbestätigung” wird sofort nach der Buchung versendet
7.	Neue Buchung	Die Buchung eines konkreten Angebots bei welchem eine alternative Buchungsbestätigung konfiguriert wurde	Zielgruppe: Kategorie oder konkrete Veranstaltung	1. Sofort 2. Tage nach Ende 3. Stunden nach Ende
8.	Buchung storniert (standardmäßig)	Stornierung einer Buchung sowie intern über das Stornosymbol durch den Mitarbeiter sowie auch extern über den Link in der Buchungsbestätigung	Alle Kunden (Teilnehmer)	NUR Sofort	Es kommt eine Stornobestätigung
9.	Buchung storniert	Stornierung eines konkreten Angebots, bei welchem eine alternative Stornobestätigung versendet wird.	Zielgruppe: Kategorie oder konkrete Veranstaltung	1. Sofort 2. Tage nach Ende 3. Stunden nach Ende	Es wird eine alternative Stornobestätigung für die TN einer konkreten Veranstaltung
10.	Neue Umbuchung (standardmäßig)	Umbuchung des Kunden über das entsprechende Symbol im Block “Buchungen” von der “Veranstaltung A” auf die “Veranstaltung B”.	Alle Kunden (Teilnehmer)	NUR Sofort	Gleich nach der Umbuchung bekommt der Kunde die Buchungsbestätigung, die für die Veranstaltung B konfiguriert wurde. ❗️Wenn in der jeweiligen Buchung nur die Veranstaltung über den Veranstaltungsfilter geändert wird, wird keine neue Buchungsbestätigung verschickt
11.	Neue Umbuchung	Umbuchung eines Kunden über das entsprechende Symbol im Block „Buchungen“ auf die Veranstaltung B, bei welcher eine alternative Buchungsbestätigung versendet wird	Zielgruppe: Kategorie oder konkrete Veranstaltung	NUR Sofort	Es kommt eine alternative BB an die Teilnehmer der ausgewählten Veranstaltung, in die umgebucht wird
12.	Neue Rechnung	eine intern oder extern erfolgte Buchung	Alle Kunden/Rechnungsempfänger	1. Sofort 2. Tage nach Ende 3. Stunden nach Ende	Es kommt eine Standard-Rechnungsvorlage laut dem konfigurierten Zeittrigger Beispiel: Trigger: 1 Tag nach Ereignis (=1 Tag nach der erstellten Buchung) Buchung erstellt am 15.07. um 20:29, die Rechnung kommt am 16.07. um 20:30
13.	Rechnung fällig	Änderung des Status einer Rechnung auf “im Verzug” (Standardvorlage: Zahlungserinnerung)	Alle Kunden/Rechnungsempänger	1. Sofort 2. Tage vor Anfang 3. Tage nach Ende 4. Stunden vor Anfang 5. Stunden nach Ende	Es kommt eine Zahlungserinnerung laut dem konfigurierten Zeittrigger
14.	Neue Zahlung (standardmäßig)	Eingang einer Zahlung	Alle Kunden/Rechnungsempfänger	NUR Sofort	Es kommt eine Zahlungsbestätigung gleich nach dem Einzahlen, falls aktiviert.
15.	Neue Zahlung	Nutzung einer bestimmten Zahlungsart	An die Kunden/Rechnungsempfänger, die eine spezielle Zahlungsart nutzen	1. Sofort 2. Tage nach Ende 3. Stunden nach Ende	Es kommt eine neue Nachricht für die Nutzer einer bestimmten Zahlungsart laut dem konfigurierten Zeittrigger
16.	Anfang der Veranstaltung	Anfang einer Veranstaltung	Zielgruppe: Kategorie oder konkrete Veranstaltung	1. Tage vor Anfang 2. Tage nach Ende 3. Stunden vor Anfang 4. Stunden nach Ende	Es kommt zum Anfang der Veranstaltung eine vordefinierte Nachricht laut dem konfigurierten Zeittrigger
17.	Ende der Veranstaltung	Ende der Veranstaltung (z. B. Marketing-E-Mail)	konkrete Zielgruppe, konkrete Veranstaltung	1. Tage vor Anfang 2. Tage nach Ende 3. Stunden vor Anfang 4. Stunden nach Ende	Es kommt zum Ende der Veranstaltung eine vordefinierte Nachricht laut dem konfigurierten Zeittrigger.
18.	Jeder Termin der Veranstaltung	Zwischentermine einer Veranstaltung bei mehrtägigen Events	Zielgruppe: Kategorie oder konkrete Veranstaltung	1. Tage vor Anfang 2. Tage nach Ende 3. Stunden vor Anfang 4. Stunden nach Ende	Es kommt zu jedem Termin der Veranstaltung eine vordefinierte Nachricht laut dem konfigurierten Zeittrigger
19.	Termine zwischen Anfang/Ende der Veranstaltung	Eine Nachricht zu den Terminen zw. Anfang und Ende der VG	Zielgruppe: Kategorie oder konkrete Veranstaltung	1. Tage vor Anfang 2. Tage nach Ende 3. Stunden vor Anfang 4. Stunden nach Ende	Es kommt zu jedem Zwischentermin der Veranstaltung eine vordefinierte Nachricht laut dem konfigurierten Zeittrigger.
20.	Buchung enthält Tag […]	Taggen einer oder mehreren Buchungen	Alle Kunden (Teilnehmer)	NUR Sofort	Beim Taggen einer oder mehreren Buchungen wird eine konfigurierte Nachricht versendet 💡_Bei der Konfiguration des Triggers ist die Auswahl von mehreren Tags möglich (Multiselect)_
21.	Kunde enthält Tag […]	Taggen eines oder mehreren Kunden	Alle Kunden (Rechnungsempfänger)	NUR Sofort	Beim Taggen eines oder mehreren Kunden wird eine konfigurierte Nachricht versendet
22.	Veranstaltung enthält Tag […]	Taggen einer oder mehreren Veranstaltungen	Alle Kunden (TN einer Veranstaltung)	NUR Sofort	Beim Taggen einer oder mehreren Veranstaltungen wird eine konfigurierte Nachricht versendet
23.	Rechnung enthält Tag […]	Taggen einer oder mehreren Rechnungen	Alle Kunden (Rechnungsempfänger)	NUR Sofort	Beim Taggen einer oder mehreren Rechnungen wird eine konfigurierte Nachricht versendet

Bei weiteren Fragen zu Triggern stehen dir jederzeit deine Kundenbetreuer zur Seite 😉

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